Se sua caixa de entrada o deixa ansioso, tente definir limites saudáveis em torno de quando e onde você verifica. Crédito da imagem: FG Trade / iStock / GettyImages
É provavelmente uma das primeiras coisas que você faz ao acordar e está entre seus últimos pedidos de negócios todas as noites: Verifique seu e-mail. E, neste ponto, até mesmo o som de suas notificações por e-mail pode ser suficiente para deixá-lo nervoso.
Mais de dois terços dos trabalhadores remotos dizem que preferem ir para o trabalho se isso significar receber menos e-mails e notificações, de acordo com uma pesquisa de abril de 2021 da Superhuman e da empresa de pesquisa de mercado Wakefield Research.
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A pesquisa também descobriu que 63 por cento dos trabalhadores dizem que são mais propensos a enviar uma resposta imediata a um e-mail de seu chefe ou colega de trabalho do que a uma mensagem de texto ou mensagem direta de familiares ou amigos.
Tradução: o e-mail é uma presença constante em nossas vidas e está nos estressando.
Talvez não possamos nos livrar dele totalmente, mas existem algumas coisas que você pode fazer para ajudar a eliminar o estresse em torno do e-mail. Veja como:
1. Defina um cronograma
Diminuir o número de vezes que você verifica seu e-mail a cada dia é muito importante, diz Marsha Brown, PhD, uma psicóloga licenciada com foco em gerenciamento de estresse e saúde mental. Ela prevê que a maioria das pessoas verifica suas caixas de entrada cerca de 20 a 30 vezes por dia, mas recomenda reduzir esse número para quase três vezes ao dia.
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“Três é um número arbitrário, mas você só precisa começar de algum lugar e limitar o número de vezes que verifica seu e-mail”, diz Brown, “Parar para verificar seu e-mail constantemente realmente reduz sua produtividade.”
Em vez disso, programe horários específicos durante o dia em que você lerá e responderá a e-mails, como 10h, 13h e 16h00, por exemplo. Se o seu trabalho exige que você verifique seu e-mail com mais frequência, você pode agendar mais horários durante o dia, mas a chave é diminuir a quantidade geral e se concentrar em tarefas que não sejam de e-mail entre esses horários de check-in.
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2. Limitar notificações
Se você se sentir tentado a verificar seu e-mail assim que receber mensagens, pode programar suas notificações para aparecerem apenas nos horários que você escolher. Essa abordagem é chamada de “lote”.
Aplicativos como o Boomerang permitem que você receba e-mails em lotes. O Boomerang é compatível com Gmail e Outlook.
Brown encoraja as pessoas a dar um passo adiante e desligar todas as notificações, se elas se sentirem confortáveis em fazer isso. “Se estamos estabelecendo limites em termos de verificação de e-mail, você não precisa de notificações”, diz ela.
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Isso pode não funcionar para todos, no entanto, observa Kostadin Kushlev, PhD, professor de psicologia da Universidade de Georgetown. Em um estudo de dezembro de 2019 em Computadores em Comportamento Humano, Kushlev e colegas descobriram que desligar todas as notificações fazia com que muitas pessoas experimentassem FOMO – medo de perder – e níveis mais altos de ansiedade.
Se for esse o seu caso, Kushlev recomenda usar “Não perturbe” a seu favor. “O Do Not Disturb se tornou muito mais inteligente”, diz ele, “Você pode ativar o ‘Do Not Disturb’ por um determinado período de tempo. Há [também] uma opção de ativá-lo enquanto estiver em um determinado local. ”
Por exemplo, se você viajar para uma cafeteria próxima para trabalhar, pode ativar a configuração “Não perturbe” para esse local, diz Kushlev.
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3. Evite verificar e-mails fora do horário de trabalho
“Não verifique seu e-mail logo ao acordar de manhã”, diz Brown. “Isso basicamente coloca você em um caminho para o dia inteiro de ficar estressado e tentar apagar incêndios.”
Brown sugere que você dê a si mesmo pelo menos 30 minutos, ou até uma hora, se puder, antes de verificar seus e-mails pela manhã. Ela acredita que todo mundo precisa de tempo para descomprimir antes de lidar com os problemas de trabalho.
Isso também se aplica a verificar sua caixa de entrada antes de dormir. “No final do dia, quando você está pronto para ir para a cama, você quer que sua mente esteja relaxando, se preparando para dormir. Mas se você está checando e-mails, sua mente entra no modo de resolução de problemas.” Brown diz.
Com sua mente focada no trabalho, pode ser muito difícil prestar atenção em outras coisas, como dormir ou passar o tempo com a família. Na verdade, ver uma notificação de um chefe ou colega de trabalho pode distraí-lo do tempo compartilhado com a família e amigos, diz Kushlev.
4. Identifique a origem do seu estresse
Ao determinar de onde vem a fonte de estresse ao enviar e receber e-mails, você pode chegar a algum tipo de resolução, diz Brown.
Para identificar o que está estressando você, ela sugere notar pequenas mudanças no comportamento. Aqui estão alguns sinais indicadores a serem observados, de acordo com Brown:
- Roendo as unhas
- Brincando com seu cabelo
- Sendo inquieto
- Sentindo náuseas
- Boca seca
Se enviar e-mails a pessoas específicas ou enviar certos tipos de e-mails faz com que você experimente qualquer um desses sinais reveladores, então pode haver algo nessas situações que o está estressando, diz Brown.
Assim que a fonte ficar clara para você, ela recomenda encontrar uma solução, como ter uma conversa com alguém de sua equipe ou encontrar tempo para desconectar.
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5. Afaste-se do seu computador
“Certifique-se de que várias vezes ao dia você esteja se afastando do computador”, diz Brown, “Reserve cinco minutos para sair e simplesmente fazer outra coisa e se concentrar em outra coisa.”
Brown tem uma técnica que ela chama de reinicialização em cinco minutos. Para controlar o estresse que o trabalho pode causar, ela recomenda reservar pelo menos cinco minutos para sair da zona de trabalho quando começar a se sentir oprimido.
Algumas atividades que ela sugere durante uma reinicialização de cinco minutos são:
- Exercícios de respiração profunda
- Fazendo uma xícara de chá ou café descafeinado
- Alongamento
- Distraindo-se com aplicativos para colorir ou jogos de telefone rápidos, como quebra-cabeças lógicos
- Ouvir música relaxante ou uma lista de reprodução de humor positivo com suas músicas favoritas
6. Não responda quando estiver ansioso ou zangado
Se a raiva ou ansiedade surgir quando você estiver respondendo a e-mails, “você pode acabar dizendo algo que não quer dizer ou algo que pode não ser do seu interesse”, diz Brown, o que pode potencialmente levar a mais estresse e ansiedade.
É melhor esperar uma ou duas horas e depois verificar como você está se sentindo. Se você ainda não está se sentindo calmo, Brown diz para esperar até o dia seguinte para enviar uma resposta.
Outra sugestão de Brown: se você está realmente nervoso em digitar e-mails com perfeição ou não consegue encontrar as palavras certas, peça um telefonema.
7. Cancelar inscrição de listas de e-mail
“Todos nós já passamos pela experiência de fornecer seu endereço de e-mail a uma empresa ou organização e, de repente, se inscrever em várias listas diferentes”, diz Brown. “Isso pode ser realmente opressor porque obstrui seu e-mail. Também rouba seu foco das coisas em que você deveria se concentrar.”
Se cancelar manualmente a assinatura de listas de e-mail consome muito tempo, existem diferentes aplicativos que farão isso por você. Clean Email é um aplicativo que envia solicitações de cancelamento de assinatura em seu nome. Se uma lista de e-mails não atender à solicitação, o aplicativo os bloqueará para você. É compatível com navegadores da web e dispositivos Apple e Android, e funciona para todas as plataformas, incluindo Gmail, Yahoo! Mail, Outlook e Office 365.
O cancelamento de inscrição do Gmail é um plug-in gratuito que pode ser adicionado ao navegador Google Chrome que cancela automaticamente a inscrição de listas de e-mail. Depois de cancelar, ele compila um documento do Planilhas Google que lista o que foi cancelado, caso algo precise ser revertido.
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